Германские языки | Филологический аспект №8 (16) Август, 2016

Проектная заявка как коммуникативный процесс

Торбик Елена Михайловна
Финансовый Университет при Правительстве РФ

Аннотация: В настоящей статье на основе исследования речевого жанра письменного делового дискурса «Проектная заявка» описаны основные этапы процесса составления - подачи - приема - согласования Проектной заявки, а также приведены структурно-содержательные особенности сопровождающих каждый из этих этапов бизнес-документов.
Ключевые слова: Проектная заявка, Задание на выполнение работы, Запрос на представление предложения, Запрос квалификаций, Запрос о подаче заявок на участие, письмо-одобрение, письмо-отказ

Torbik Elena Mikhailovna
Financial University under the Government of the Russian Federation

Abstract: Basing on the research of the speech genre of written business discourse “Project proposal” within the article the author describes the basic stages of the process of writing – submitting - accepting – approving Project proposal and singles out the structural and content-related features of the business documents that accompany each of the stages.
Keywords: Project proposal, Statement of work, Request for proposal, Request for qualifications, Call for applications, Project proposal acceptance letter, Project proposal rejection letter

Большинство представителей зарубежного научного сообщества рассматривает не только собственно «Проектную заявку», исследуемый нами речевой жанр письменного делового дискурса, как продукт коммуникации, но и весь коммуникативный процесс составления – подачи – приема – согласования Проектной заявки [1; 2; 3; 4; 5; 6], в связи с чем целесообразно описать последовательность его этапов.

В случае если Проектная заявка, или Project proposal, является неинициативным документом, который подготавливается в ответ на запрос некой компании (в дальнейшем именуемой «Заказчик») о представлении предложения или в ответ на соответствующее задание руководства, запрос Заказчика предоставляется в одном из четырех форматов:

• SOW (Statement of work) (Задание на выполнение работы);
• RFP (Request for proposal) (Запрос на представление предложения);
• RFQ (Request for qualifications) (Запрос квалификаций) [3, с. 428 – 433];
• Call for applications (Запрос о подаче заявок на участие).

В первых двух случаях запрос содержит подробное описание той работы, которую необходимо выполнить, т.е. проблемы, которую необходимо решить при помощи некоего проекта, и требования к содержанию ответного документа, т.е. Проектной заявки (Project proposal).

В случае с RFQ (Запрос квалификаций) информация о том, в каких услугах нуждается Заказчик, содержится в общих чертах. В ответ на этот запрос заинтересованные компании предоставляют Заказчику краткую информацию об опыте участия в подобных проектах (реализованных и тех, что в процессе осуществления), о квалификации ведущих специалистов и приблизительной стоимости выполнения работ. Заказчик, в свою очередь, на основании полученных ответов выбирает компании с наиболее высокой квалификацией и приемлемой стоимостью [3, с. 429-432]. И только тогда Заказчик направляет полноценный RFP (Запрос на представление предложения) этому ограниченному количеству претендентов на сотрудничество в проекте и в ограниченные сроки получает Проектную заявку (см. схему 1).

Схема 1. Усложненный процесс запроса Проектной заявки

Call for applications (Запрос о подаче заявок на участие) близок к RFQ (Запрос квалификаций) по цели составления и содержательной наполненности. Специфика первого заключается в том, что это запрос о представлении научно-исследовательского проекта в целях его дальнейшего финансирования (получения гранта).

В целях экономии времени и затрат процесс подготовки проекта к преподнесению его Заказчику, чаще всего, максимально сокращается до схемы RFP (Запрос на представление предложения) ® Проектная заявка.

Итак, рассмотрим структуру RFP (Запрос на представление предложения) (которая может варьироваться в зависимости от статуса компании, специфики проблемы, на решение которой направлен проект, и прочих факторов), поскольку он всегда является звеном коммуникативного процесса, предшествующим составление Проектной заявки:

1. информация о компании-Заказчике (стаж, направление деятельности и пр.);
2. описание проблемы, которую необходимо решить / услуги, которую необходимо предоставить, в ходе / результате реализации проекта;
3. соглашения и договоренности (куда и в какие сроки предоставить ответное предложение, включая копии определенных официальных документов компании);
4. требования к оформлению и содержанию Проектной заявки (разделы и шаблоны их частей, которые необходимо включить в документ, общее количество страниц);
5. критерии и процесс оценки / анализа полученных Проектных заявок;
6. контакты для обратной связи.

Необходимо отметить, что с получением Заказчиком Проектных заявок от нескольких адресантов коммуникативный процесс на этом не заканчивается. Далее следует стадия оценки предложений, осуществляемой консультативной комиссией, члены которой предоставляют отчет в письменной и устной форме по каждой Проектной заявке. На этом основании Председатель комиссии (чаще всего, руководитель компании) выносит решение об объявлении компании-победителя, с которой будет заключен контракт о совместном участии в реализации проекта. Иногда комиссия, прежде чем утвердить одного победителя, готовит список Заявителей, прошедших предварительный отбор, и заслушивает их устные выступления-презентации.

В любом случае компания-Заявитель получает уведомление в виде:

• письма-одобрения Проектной заявки (Project proposal acceptance letter) – информативного письма объемом в одну страницу с положительным откликом на участие в проекте, которое часто имеет приложение в виде готового договора или расписания встреч с целью обсуждения и утверждения условий договора для его дальнейшего подписания;
• письма-отказа (Project proposal rejection letter) – письма, имеющего, по сравнению с письмом-одобрением, более сложную организацию в плане содержания, поскольку оно не просто информирует заявителя об отклонении Проектной заявки. Письмо данного вида должно содержать обоснование причины отказа, а также (например, в случае предъявления научно-исследовательского проекта на получение гранта) уведомление о возможности пересмотреть Проектную заявку при условии его доработки.

В остальном же содержание двух документов совпадают и включают:

1. стандартную реквизитную композицию, характерную для официальных писем;
2. благодарность за проявленный интерес к проекту, потраченное время и усилия;
3. комплементарную концовку, т.е. фразу, которой завершается письмо (Yours truly, Yours faithfully, Respectfully, Yours sincerely) (С уважением).

Итак, в настоящей статье была предложена подробная схема процесса составления – подачи – приема – согласования Проектной заявки, или Project proposal, с описанием структуры и концептуально-тематического наполнения основных документов, сопровождающих каждый из этих этапов (RFP, RFQ, SOW, Call for applications, Project proposal acceptance letter, Project proposal rejection letter).

Схема 2. Проектная заявка как коммуникативный процесс

1. Agarwal M. Krishna`s Professional Communication. 23th edition. – Satyendra Rastogi “Mitra”, India, 2010. – 347 p.
2. Collier J.H., Toomey D.M. Scientific and Technical Communication: Theory, Practice, and Policy (Digital Edition). - 2011. URL.: http://www.faculty.english.vt.edu/Collier/stc/index.htm (дата обращения: 17.10.2012)
3. Houp K.W. Reporting Technical Information. The 11th edition. - Oxford University Press, 2006. – P. 428-473.
4. Oswal S.K. Group oral presentations as support for writing in large classes // Business communication Quarterly. - 2002. - Vol. 65, No. 1. – P. 71-80.
5. Tyagi K., Misra P. Professional communication. – PHI Private Limited, New Delhi, 2011. - 265 p.
6. Wahlstrom R. Teaching the Proposal in the Professional Writing Course // Technical Communication. - 2002. - Vol. 49, No. 1. – P. 81-88.